Możliwość dokonywania odpisów aktualizacyjnych nieściągalnych wierzytelności stosowana jest w przypadkach, gdy nie istnieje możliwość jednokrotnego ujęcia nieściągalnej wierzytelności w koszty przychodu. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy wierzyciel nie dysponuje określoną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dokumentacją, tj. postanowieniem o nieściągalności, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, postanowieniem sądu wydawanym w postępowaniu upadłościowym lub na skutek wniosku o ogłoszenie upadłości lub gdy sporządzenie protokołu stwierdzającego że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty nie jest możliwe z uwagi na znaczną wysokość wierzytelności.
Odnosząc się do zagadnień określonych w ustawie o rachunkowości należy pamiętać, iż nieściągalne nie powinny być wykazywane w bilansie. Podlegają one odpisaniu przy uwzględnianiu stopnia prawdopodobieństwa zapłaty w księgach rachunkowych przed ich zamknięciem. W odniesieniu do należności, z których zapłatą dłużnik zalega - a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – odpis aktualizujący dokonywany jest do wysokości niepokrytej zabezpieczeniem spłaty należności.
Przede wszystkim należy pamiętać, iż uprawdopodobnienie nieściągalności jest środkiem zastępczym dowodu, a więc środkiem dającym jedynie prawdopodobieństwo. Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności jest zatem wskazaniem okoliczności wystarczających do powzięcia przekonania o prawdopodobieństwie zaistnienia faktu, nie jest natomiast przeprowadzeniem dowodu czyniącego fakt absolutnie pewnym, co czyni możliwość dokonania odpisów aktualizacyjnych bardziej dostępną dla wierzycieli niż jednorazowe zaliczenie wierzytelności nieściągalnej w koszty uzyskania przychodu.
Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych. W przypadku odpisów ustawodawca stwierdza, że kosztami uzyskania przychodu mogą być odpisy określone w ustawie o rachunkowości, w tej części, która była uprzednio zaliczona do przychodów, a jej nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub art. 23 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku, albo zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, lub też wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego. Na uwagę zasługuje fakt, iż katalog przesłanek uprawdopodabniających nieściągalność wierzytelności jest otwarty, wobec czego istnieje możliwość wykazania nieściągalności także w inny sposób, przykładowo zwracając uwagę na jego słabą kondycję finansową.
Należy jednak zauważyć, iż sama wiedza podatnika na temat sytuacji finansowej dłużnika nie będzie wystarczająca, opis takiej sytuacji powinien zostać utrwalony w postaci analiz, protokołów, oświadczeń lub innego typu dokumentów, które będą stanowić uprawdopodobnienie sytuacji dłużnika, wskazującej na brak możliwości odzyskania wierzytelności. Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności powinno nastąpić na podstawie posiadanego przez wierzyciela dowodu, który stał się podstawą do sporządzenia określonych powyżej dokumentów. Ustawodawca nie wymienia dokumentów, które mogą być podstawą dla przyjęcia takiego stanowiska wierzyciela, brak jest zatem ograniczeń dotyczących środków dowodowych, którymi można się posłużyć. Takim dokumentem może być przykładowo postanowienie o umorzeniu egzekucji z powodu jest bezskuteczności czy też wnikliwa analiza sprawozdań finansowych dłużnika.
Przy dokonywaniu odpisów aktualizujących należy mieć na uwadze przepisy określone w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, które wskazują w jaki sposób i do jakiej wysokości można dokonać odpisu. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 05 marca 2009r., sygn. akt I SA/Wr 847/08: „jednym z warunków koniecznych do uznania za koszt podatkowy odpisu aktualizującego jest dokonanie takiego odpisu zgodnie z przepisami o rachunkowości. Niespełnienie tego warunku uniemożliwia zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności, także wówczas, gdy spółka spełniła pozostałe dwa warunki (wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 26a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. ujęła wierzytelności jako przychody należne i uprawdopodobniła nieściągalność tych należności”.
Należy zwrócić uwagę na fakt, iż kosztem podatkowym mogą być jedynie odpisy aktualizujące wartość należności, jeżeli należność była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, tym samym odpisem aktualizującym nie będzie należność z tytułu zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów i usług, niezapłaconych odsetek od należności, nieotrzymanej kary umownej, niezwróconych przez dłużnika kosztów sądowych, itp.